Apa yang Perlu Diperhatikan Saat Memilih Venue untuk Acara Perusahaan?

Acara perusahaan bisa berjalan lancar atau justru cepat membengkakkan biaya, dan pilihan venue punya pengaruh besar. Ruangnya harus cukup untuk jumlah tamu, sesuai dengan tujuan acara, dan tetap masuk anggaran tanpa membuat urusan bergerak, berbincang, atau makan bersama menjadi serba repot. Sebelum menentukan venue untuk acara perusahaan, cek kapasitas, tata ruang, akses, layanan katering, privasi, serta apa saja yang benar-benar sudah termasuk dalam harga yang ditawarkan.

Apa yang Membuat Sebuah Venue Cocok untuk Acara Perusahaan?

Mulailah dari tujuan acaranya. Makan malam formal bersama klien tentu membutuhkan suasana yang berbeda dari acara internal perusahaan, presentasi produk, atau gala tahunan.

Kapasitas, lokasi, dan akses sebaiknya menjadi tiga pertimbangan pertama. Venue harus mudah dijangkau dan mampu menampung jumlah tamu dengan nyaman. Jika peserta datang dari berbagai area kota, akses ke jalan utama, transportasi umum, area parkir, dan titik drop-off yang jelas bisa membuat kedatangan jauh lebih lancar.

Setelah itu, lihat apakah suasananya memang sesuai dengan acara. Makan malam santai bersama tim bisa menggunakan pengaturan yang lebih fleksibel, sementara pertemuan dengan klien atau jajaran manajemen biasanya membutuhkan privasi lebih dan tata tempat duduk yang lebih terarah.

Sesuaikan Ukuran dan Tata Ruang dengan Acara

Kapasitas maksimal hanya memberi sebagian gambaran. Sebuah ruangan mungkin secara teknis cukup untuk jumlah tamu Anda, tetapi bisa terasa sempit begitu meja, area pelayanan, perlengkapan presentasi, dan kebutuhan acara lainnya mulai masuk.

Venue yang terlalu kecil akan menyulitkan pergerakan. Sebaliknya, ruangan yang terlalu besar bisa membuat acara terasa terpencar. Tanyakan bagaimana kapasitas berubah berdasarkan tata ruang yang Anda butuhkan, terutama jika ingin menggunakan meja banquet, meja bundar, area presentasi, atau konsep resepsi berdiri.

Venue acara perusahaan yang baik juga sebaiknya cukup fleksibel. Ruang yang bisa diatur ulang dapat digunakan untuk pertemuan formal pada satu kesempatan dan makan malam perusahaan yang lebih santai pada acara lainnya.

Jangan Hanya Melihat Ruangannya

Makanan dan privasi bisa sama pentingnya dengan kondisi ruangan itu sendiri. Tanyakan apakah katering ditangani langsung oleh venue atau menggunakan vendor luar. Katering internal biasanya membuat koordinasi lebih sederhana karena dapur, staf pelayanan, dan tim acara sudah terbiasa bekerja bersama.

Kalau harus menggunakan katering dari luar, pastikan waktu akses, kebutuhan peralatan, pembagian tanggung jawab staf, serta biaya vendor sudah jelas sebelum menandatangani kesepakatan.

Ruang makan privat juga layak dipertimbangkan untuk acara yang melibatkan negosiasi, presentasi, pembicaraan dengan klien, atau diskusi internal. Ruang terpisah memberi tamu lebih banyak kebebasan untuk berbicara tanpa harus berbagi area dengan pengunjung lain.

Jika acara diselenggarakan di lokasi lain, katering acara perusahaan bisa menjadi pilihan. Anda bebas menentukan venue terlebih dahulu, lalu membawa makanan dan pelayanan ke lokasi tersebut.

Hitung Biaya Acara Secara Menyeluruh

Anggaran venue sebaiknya tidak berhenti pada biaya sewa ruang. Masukkan juga biaya katering, service charge, perlengkapan, staf, pajak, serta dana cadangan untuk kebutuhan tambahan.

Minta penawaran harga yang terperinci sebelum mengonfirmasi reservasi. Periksa apakah ada minimum pembelanjaan makanan dan minuman, apakah biaya sewa ruang dihitung terpisah, dan apa saja yang termasuk dalam service charge. Wi-Fi, perlengkapan audiovisual, biaya tambahan waktu, penataan ruangan, dan staf tambahan juga bisa memengaruhi total akhir.

Menyisihkan dana cadangan akan membantu jika ada tambahan tamu atau kebutuhan mendadak tanpa membuat anggaran keseluruhan berantakan.

Mengapa Lawry’s Cocok untuk Acara Perusahaan?

Lawry’s The Prime Rib Jakarta menawarkan dua pilihan untuk acara perusahaan, tergantung di mana Anda ingin menyelenggarakannya.

Untuk acara yang digelar di restoran, Lawry’s The Prime Rib Jakarta dapat mengakomodasi hingga 100 tamu. Tersedia pula tiga ruang makan privat dengan kapasitas masing-masing 10 orang, dan ruangan tersebut dapat digabung jika dibutuhkan pengaturan privat untuk kelompok yang lebih besar. Anda juga bisa melihat menu Lawry’s terlebih dahulu saat merencanakan hidangan untuk acara.

Perusahaan yang sudah memiliki kantor, ruang acara, atau lokasi pilihan sendiri dapat menggunakan layanan private catering dari Lawry’s. Layanan ini dapat mencakup staf pelayanan lengkap, live carving station, serta menu yang disesuaikan dengan format acara, sehingga pengalaman bersantap ala Lawry’s tetap bisa dibawa ke venue lain.

Pilihan akhirnya tinggal disesuaikan dengan acara Anda. Jika ingin restoran, ruang privat, dan pelayanan tersedia dalam satu tempat, reservasi meja dan diskusikan kebutuhan kelompok Anda dengan tim Lawry’s. Jika venue sudah ditentukan, layanan private catering memungkinkan Lawry’s datang langsung ke lokasi Anda.